המאפיינים והאפשרויות השונות של מערכות CRM לעתים יכולים לגרום לבלבול בקרב העובדים והמנהלים בחברה. עליכם יהיה להגדיר את המאפיינים בצורה הטובה ביותר עבור כל משתמש, כדי לקבל הספק עבודה הולם וזמינות של כל הנתונים הרלוונטיים בקלות. בכתבה הבאה תוכלו לקרוא על דרכי שימוש מתאימים למערכת CRM.

קליטת לקוחות ופניות

הדבר הראשון והחשוב ביותר שעליכם לעשות בעת התקנת מערכת שכזו היא להקים את התצורה המתאימה בה תיפתח פניה חדשה בצורה אוטומטית עבור כל לקוח אשר השאיר את הפרטים שלו. בעקבות העובדה שתמיד יהיו לקוחות אשר ירצו להשאיר את הפרטים רק עם אדם בשיחה טלפונית או צ'אט או אפילו באופן פרונטלי, עליכם יהיה להשאיר דרך למוכרים ולסוכנים לפתוח פנייה בקלות.

על המערכת להתחבר ולהתממשק עם אתר האינטרנט של העסק, כך שדרך טופס יצירת הקשר אשר הלקוח ימלא הפניה תגיע ישירות לנותן השירות המתאים או למנהל אשר יתעל את הפניות למוכרים.

במידה ואתם מפעילים קמפיינים של שיווק באינטרנט, עליכם יהיה לוודא חיבור תקין של דפי הנחיתה השונים אל המערכת.

השתדלו ככל הניתן לסווג לקוחות לפי סוגי הפניה והצרכים השונים כדי למנוע העברת פניות בין מחלקות שונות. בנוסף, שימו לב שאתם יכולים לראות בדיוק מהיכן כל פניה הגיעה כדי לנתח את נתוני השיווק והפרסום, כך תוכלו לראות בדיוק כמה פניות הגיעו אל מול תקציב הפרסום הרלוונטי.

התנהלות תקינה מול לקוחות

כאשר כל אחד מהעובדים שלכם מקבל פניה חדשה, חשוב מאוד ששיטת הטיפול תהיה זהה עבור כל הלקוחות. בין אם מדובר במענה טלפוני במסגרת זמן של שעה או 24 שעות, או שמא שליחת מייל מיידי כאשר נפתחת הפנייה. ברוב מערכות CRM תוכלו למצוא אפשרות של שליחת מייל אוטומטי לכל לקוח בעת פתיחת הפנייה עוד לפני שהיא תגיע למוכר.

בין השדות השונים שימו לב שאתם משאירים אחד לסטטוס של הלקוח, פנייה פתוחה או בהמתנה, בשלבי סגירה או שהסתיימה, לפי שלבי המכירה התקינים בעסק שלכם.

באופן כללי, נסו למשוך כמה שיותר מידע מכל פניה אשר יוכל להועיל לכם לאחר מכן, אך בצורה שעדיין תהיה נוחה ומובנת עבור כל העובדים.

כל מערכת CRM מציעה אין ספור אפשרויות שונות, נסו לדעת מה בדיוק אתם צריכים לפני שתתחילו לחפש את המערכת המושלמת עבורכם. במקרה ואתם עדיין לא בטוחים, ישנם מערכות אשר יאפשרו לכם תקופת ניסיון כדי לבחון את המאפיינים.